Gli approcci di base per la concessione di sovvenzioni possono aiutare i ricercatori delle piccole istituzioni ad avere successo

Il chimico David Sanabria-Ríos non era estraneo a ricevere la freddezza del National Institutes of Health (NIH) degli Stati Uniti.

Diverse volte aveva chiesto finanziamenti per la sua ricerca sulla sintesi di piccole e nuove molecole presso il Campus metropolitano dell’Università interamericana di Porto Rico a San Juan. Ma Sanabria-Ríos afferma che le sue proposte spesso hanno avuto risultati peggiori che essere respinte: non sono state nemmeno discusse o valutate dai revisori del NIH, il più grande finanziatore della ricerca biomedica al mondo. Anche se questo risultato punge, è abbastanza comune.

Il NIH riceve decine di migliaia di proposte di sovvenzione ogni anno e può fornire un feedback dedicato solo a una frazione di queste. Alla fine viene finanziata una frazione ancora più piccola.

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Sanabria-Ríos afferma che, sebbene la sua scienza fosse solida, il suo problema era la mancanza di un’efficace scrittura delle sovvenzioni. Parte di questo problema derivava da una barriera linguistica che ha dovuto affrontare quando scriveva proposte di sovvenzione in inglese invece che nel suo spagnolo nativo. Tuttavia, a questa disconnessione si aggiungeva la mancanza di risorse relative alle sovvenzioni nella sua università, come un ufficio per le sovvenzioni per assistere nella redazione delle proposte.

“La mia università è principalmente un istituto universitario”, afferma Sanabria-Ríos. “Non abbiamo programmi specifici” per aiutare nella stesura delle sovvenzioni, come quelli che si trovano al Massachusetts Institute of Technology di Cambridge e in altre istituzioni.

Sanabria-Ríos non è sola. Scrivere proposte di sovvenzione è necessario per avanzare nel mondo scientifico, ma le sfide che devono essere superate per ottenere finanziamenti per la ricerca possono sembrare più intense nelle università piccole e meno ad alta intensità di ricerca.

Ad esempio, negli Stati Uniti, le università ad alta intensità di ricerca che ricevono regolarmente sovvenzioni di alto livello da istituti come il NIH sono note come R1 o istituti ad “attività di ricerca molto elevata”. In genere dispongono di uffici amministrativi dedicati allo spostamento della documentazione relativa alle sovvenzioni e di infrastrutture per supportare i ricercatori che si prendono una pausa dall’insegnamento per scrivere proposte. Tuttavia, per i ricercatori di istituti più piccoli negli Stati Uniti che servono principalmente studenti universitari e hanno un’ampia percentuale di studenti provenienti da minoranze, tali risorse per la scrittura di borse di studio sono scarse.

Per colmare questo divario, i ricercatori di questi campus stanno utilizzando le loro esperienze condivise per aiutarsi a vicenda a rimanere sulla buona strada e a superare quelli che potrebbero essere ostacoli logistici sconosciuti nelle loro proposte di sovvenzione, come la creazione di un budget di ricerca realistico o il tempo ritagliato nei loro fitti impegni per scrivere. Per alcuni ricercatori, questo potrebbe significare tenere insieme sessioni informali di scrittura e condividere obiettivi davanti a un caffè; per altri significa trovare tutoraggio al di fuori della propria università.

Katia Del Rio-Tsonis ha perso questo tipo di sostegno comunitario quando ha iniziato la sua carriera di ricercatrice presso l’Università Nazionale Autonoma del Messico a Cuernavaca negli anni ’90. Il supporto informale e il tutoraggio tra colleghi quando si scrivono borse di studio potrebbero essere ancora più preziosi delle risorse offerte dalle istituzioni, afferma Del Rio-Tsonis, che ora è biologo alla Miami University di Oxford, Ohio. L’Università di Miami è un’istituzione R2 – definita come avente “elevata attività di ricerca” – che ha una grande percentuale di studenti universitari rispetto a studenti post-laurea.

“C’è stato un cambiamento incredibile nel sostegno”, dice. “Molti di noi cercano di trovare colleghi che possano essere utili.”

Unirsi dalla base

Quando la biologa Kelly Tseng arrivò all’Università del Nevada, Las Vegas (UNLV), nel 2012, scrivere borse di studio fu solo una delle tante nuove sfide che dovette affrontare. L’UNLV è un istituto al servizio delle minoranze, ovvero ha un numero significativo di studenti provenienti da uno o più gruppi minoritari, tra cui gli indigeni e quelli provenienti da contesti neri, ispanici, asiatici e delle isole del Pacifico, e ha ottenuto lo status R1 nel 2018.

Per i nuovi ricercatori, dice Tseng, possono esserci molti ostacoli che divorano il tempo che i ricercatori possono dedicare alla scrittura delle sovvenzioni, come la creazione di un proprio laboratorio indipendente o l’assunzione dell’intero carico di insegnamento. Anche lo stesso processo di scrittura delle sovvenzioni può creare confusione per chi ha un’esperienza limitata, afferma.

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“Non si tratta solo di scrivere la proposta, ma ci sono molti altri documenti che un ricercatore deve preparare, come un budget, che devono essere presentati contemporaneamente”, afferma Tseng. “E a volte ti concentri così tanto sulla proposta che ti dimentichi delle altre parti.”

La biologa Melissa Harrington è vicepresidente associata del team di ricerca e sviluppo presso la Delaware State University di Dover, un’istituzione R2 e un college e università storicamente nera. Harrington afferma che molti nuovi investigatori che arrivano nello Stato del Delaware stanno iniziando da zero la loro esperienza con le sovvenzioni.

Molti, dice, “non hanno mai visto una proposta di sovvenzione; non sanno nemmeno che aspetto abbia. Lo considero l’ostacolo più grande”.

Avendo conseguito un dottorato di ricerca presso l’Università di Harvard a Cambridge, nel Massachusetts, prima di arrivare all’UNLV, Tseng conosceva bene come fosse una buona proposta di sovvenzione. Tuttavia, ha dovuto ancora affrontare una ripida curva di apprendimento quando si è trattato di presentare le proprie proposte. Una risorsa che l’ha aiutata a superare questi problemi crescenti è stata la partecipazione a club di sovvenzioni informali ospitati da membri della facoltà del suo dipartimento.

“Questo è stato avviato da un paio di docenti senior provenienti da istituti ad alta intensità di ricerca, che hanno avuto successo con la scrittura di sovvenzioni per il NIH”, afferma Tseng.

L’idea alla base del club, spiega, è che chiunque lavori su una proposta nel dipartimento di biologia cellulare possa iscriversi per un periodo settimanale per presentare una sezione della bozza della proposta e ricevere feedback da due membri senior della facoltà. Queste bozze di sezione sono state condivise anche con tutti gli altri docenti interessati a partecipare agli incontri e loro hanno potuto ascoltare il feedback fornito.

“Molte persone che hanno partecipato hanno trovato davvero utile chiarire la loro proposta”, afferma Tseng. “A volte, quando passi molto tempo a scrivere una proposta, diventa difficile vederne i punti deboli.”

Per Wendy Beane, biologa della Western Michigan University di Kalamazoo, mancava la responsabilità di cui aveva bisogno per mantenere le sue proposte sulla buona strada. Dice che sebbene la sua università, un istituto R2 con un’alta percentuale di studenti universitari rispetto a quelli post-laurea, offra un certo supporto per la stesura delle borse di studio, i colleghi si rivolgono anche gli uni agli altri per aiutarsi a rispettare le scadenze delle borse di studio.

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“Il problema più grande con la scrittura di sovvenzioni è che probabilmente è la cosa più importante che devi fare, ma viene sempre messa in fondo alla lista” quando hai un esperimento di analisi da eseguire o una scadenza per presentare un discorso, dice Beane . “Ritenere gli altri responsabili è qualcosa che abbiamo fatto a livello di base”.

Quando era un membro della facoltà junior, dice Beane, lei e un gruppo di suoi colleghi si riunivano e fissavano obiettivi tra loro, attraverso conversazioni di persona o via e-mail, per aiutarli a raggiungere traguardi durante la stesura della borsa di studio, come presentare una proposta entro la fine del ciclo di richiesta di sovvenzione. Beane afferma che il gruppo ha anche tenuto sessioni di scrittura in piccoli gruppi nell’ufficio di un collega una volta alla settimana per circa un’ora.

“Dicevamo ‘ci riuniremo nell’ufficio di tal dei tali, porteremo il tuo caffè’ e poi ci sedevamo nella stessa stanza e scrivevamo”, dice Beane. Durante il tempo dedicato alla scrittura è stata implementata una rigida regola del divieto di parlare.

L’importanza del tutoraggio

Sebbene il supporto di gruppo possa essere importante per il successo, non sostituisce necessariamente la guida individuale attraverso il tutoraggio, afferma Beane. Secondo lei, ci sono tre livelli di tutoraggio a cui è importante attingere quando si scrive una borsa di studio: feedback da qualcuno al di fuori del tuo campo, feedback da qualcuno nel tuo campo ma esterno alla tua istituzione e il tuo “migliore amico del lavoro” che sarà sincero con te.

Il tutor di un’istituzione esterna può essere particolarmente utile, afferma Del Rio-Tsonis, che è stato mentore di Tseng. “Il tutoraggio interistituzionale è importante perché in questo modo non si hanno pregiudizi e non si deve avere a che fare con la politica dipartimentale o la gelosia”, afferma. “Stai solo aiutando con la scienza.”

Ma non è sempre facile per i nuovi investigatori stabilire questi collegamenti di tutoraggio. Nello stato del Delaware, afferma Harrington, tali connessioni sono supportate da un programma NIH chiamato Centers of Biomedical Research Excellence (COBRE) che mette in atto un programma di tutoraggio più formale, che è sia interno che esterno a un’istituzione.

Per Sanabria-Ríos, il tutoraggio è venuto da un programma dell’Università del Kentucky a Lexington chiamato Interactive Mentoring to Enhance Research Skills (iMERS), che offre tutoraggio gratuito ai docenti di istituti al servizio delle minoranze che stanno cercando di ottenere una sovvenzione NIH.

Melissa Nickell è l’amministratore del centro per il programma gemello di iMERS, il SuRE Resource Center, anch’esso con sede presso l’Università del Kentucky. Nickell afferma che questi programmi funzionano principalmente con istituzioni con risorse limitate che dispongono di ricercatori con grandi idee scientifiche, ma che potrebbero mancare di alcuni elementi pratici per la scrittura di sovvenzioni di successo. Ad esempio, alcuni scienziati potrebbero non apprezzare appieno i dettagli necessari per rendere una proposta di sovvenzione sia conforme che competitiva, afferma.

Sanabria-Ríos ha iniziato a lavorare con il suo mentore iMERS virtualmente durante la pandemia di COVID-19, nel maggio 2020. La sua mentore, Sarah D’Orazio, microbiologa presso il College of Medicine dell’Università del Kentucky, gli ha consigliato come scrivere in modo persuasivo e per un pubblico non specializzato, perché i revisori NIH non sempre operano nel campo o sottocampo di un ricercatore. Prendendo a cuore questo consiglio, Sanabria-Ríos ha presentato la sua proposta di sovvenzione al NIH nel febbraio 2021 e ha ricevuto per la prima volta un punteggio e un feedback costruttivo, ma alla fine la proposta è stata respinta.

“Quando ho ricevuto il mio punteggio, ero felice”, dice. “È stato un buon punteggio, ma non un punteggio finanziabile. Ma l’ho riconosciuto come un invito a ripresentarsi”.

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Nel giugno 2022, Sanabria-Ríos ha incontrato D’Orazio di persona a Lexington e hanno lavorato insieme per fornire revisioni mirate in risposta ai feedback più duri sulla sua proposta. Ha ripresentato la proposta nel febbraio dello scorso anno per il finanziamento NIH R15, che sostiene progetti di ricerca su piccola scala presso principalmente istituti universitari e finanzia ricercatori che non hanno precedentemente ricevuto sovvenzioni significative NIH. Ha proposto di sviluppare acidi grassi sintetici, che possono formare buchi nelle membrane batteriche e alla fine portare alla morte cellulare, come un nuovo tipo di antibiotico contro il quale potrebbe essere difficile per i batteri sviluppare resistenza. La sua nuova presentazione ha ottenuto l’approvazione.

“Questa è la prima sovvenzione di R15 che la mia istituzione ha ricevuto nella sua storia”, afferma. “Stiamo lavorando duramente per migliorare il livello di ricerca presso la nostra istituzione. Questo è un esempio specifico di come muoversi in quella direzione”.

Anche per i ricercatori di istituti piccoli e con poche risorse, il sostegno per la scrittura delle sovvenzioni sarà diverso a seconda delle diverse università. Ciò che potrebbe essere utile per alcuni scienziati, dice Beane, per altri potrebbe sembrare una microgestione. Ciò che rimane cruciale è il senso di comunità e il sostegno che i ricercatori trovano tra loro.

“La maggior parte di noi affronta più no che sì” quando si tratta di finanziare proposte di sovvenzione, dice Tseng. “È sempre utile avere altri con cui parlarne e imparare dalle esperienze degli altri. È davvero solo un supporto per continuare a scrivere e continuare a inviare.